Qué es una intranet

Extraído de Wikipedia (español): http://es.wikipedia.org/wiki/Intranet

Existen múltiples herramientas de trabajo colaborativo y gestión de grupos que podrían ser utilizados en la Intranet de un Centro educativo, pero suelen estar orientadas más específicamente a entornos empresariales. Desde la perspectiva de un Centro docente, nos centraremos específicamente en la parte de la definición que interpreta la intranet como "un importante medio de difusión de la información interna a nivel de grupos de trabajo."

Una definición más técnica es la que nos proporciona FOLDOC (en inglés):

Extraído de FOLDOC: http://foldoc.org/index.cgi?query=intranet&action=Search

Una traducción posible de lo anterior sería algo similar a lo siguiente:

Cualquier red que, dentro de una organización, ofrece servicios similares a los que ofrece Internet fuera de la misma, pero en la que no es necesario estar conectados a Internet. El ejemplo más común es la utilización por parte de una entidad de uno o más servidores Web en una red TCP/IP interna para distribuir información dentro de la organización.

Desde aproximadamente 1995, las intranets se han desarrollado notablemente en la informática corporativa debido a la disponibilidad de navegadores y servidores web comerciales baratos o gratuitos que les permiten facilitar un interfaz hipertextual simple y uniforme a diferentes tipos de información y aplicativos.

Algunas entidades permiten un acceso limitado a sus intranets a otras organizaciones o al público en general, en lo que se conoce como una "extranet".

Qué usos puede tener la Intranet / Extranet

De la definición anterior nos vamos a quedar con la parte final: proporcionar acceso limitado a las intranets a otras compañías o al público en general, en lo que se conoce como "extranet".

El concepto de "extranet" suele incluir la utilización de herramientas que nos permitan crear una red privada virtual entre las personas externas a la organización, para proporcionar acceso al correo corporativo, a los portales internos y a las aplicaciones sólo disponibles para los usuarios de dicha organización.

Dada la estructura actual de los centros docentes, cualquier interpretación demasiado técnica del concepto de Intranet puede desvirtuar el uso que se puede dar de la misma al entorno educativo, un uso que comprende diversos ámbitos específicamente relacionados con las estructuras comunicativas internas del Centro, dentro del entorno escolar, y también con las externas (comunicación con las familias, con las instituciones, etc.)

Actualmente, la mayoría de las Consejerías de Educación de las Comunidades Autónomas proporcionan a los docentes el acceso a información específica, a sus cuentas de correo institucionales y a herramientas de trabajo para la planificación docente o la gestión académica.

También hay algunos centros que comienzan a ofrecer servicios similares a la Comunidad Educativa, tanto a nivel más interno (personal que se encuentra en el Centro de manera más permanente: profesorado, alumnado, personal de administración...), como a nivel externo (información y contacto con las familias, relaciones con otros centros e instituciones, etc.)

Es en este campo en el que queremos aportar nuestra reflexión respecto a cómo potenciar el uso de herramientas de gestión de contenidos en los centros docentes, donde la responsabilidad del mantenimiento de la información pueda ser compartida, de forma que no recaiga siempre sobre personas muy concretas del Centro cuya dedicación horaria suele abarcar tareas tan dispersas que a veces no pueden atender cuestiones menos "urgentes" desde el punto de vista de la atención directa a los usuarios del centro (el responsable de TIC, algún miembro del Equipo Directivo, etc.) y se termina dependiendo de tiempos extra para evitar que la "página web" sea un medio obsoleto y no actualizado de información.

Partimos de la base de que la agilidad y eficacia en los procesos comunicativos del Centro mejoran no sólo la calidad de la información, sino también los procesos del centro, el clima escolar, e incluso la convivencia.

Encontrar espacios y momentos de comunicación en un entorno en el que los horarios marcan tan claramente la disponibilidad de cada persona para las tareas que se le encomiendan es uno de los objetivos clave para el buen funcionamiento de la institución escolar.

A pesar de que aún existe un elevado número de personal docente que encuentra dificultades importantes a la hora de tratar con herramientas informáticas básicas, si mejoramos los procedimientos comunicativos en la institución la información llegará también, a través de las reuniones de nivel, ciclo, departamento... a aquellos individuos que no accedan directamente a la Intranet y, por tanto, a la información que en ella se publica.

También se puede extender esta carencia o falta de alfabetización tecnológica a algunos entornos familiares pero es obvio que, poco a poco, la implicación del alumnado en el conocimiento de los medios tecnológicos está obligando a todas las familias a comenzar a estar también implicados en el mismo y a disponer de las herramientas necesarias para su uso.

La importancia de la herramienta que vayamos a utilizar: flexibilidad, agilidad, facilidad

La elección de la herramienta que nos va a permitir actualizar la información casi en tiempo real es clave a la hora de garantizar el éxito en la implantación de un sistema de información en el Centro educativo.

Hay que tener en cuenta que el desarrollo de un portal que sirva de referencia para los distintos sectores de la Comunidad Educativa no es (no puede ser) una experiencia aislada en la implantación del uso de las TIC en el Centro.

Para que el sistema sea utilizadp por la mayoría de los componentes de la Comunidad Educativa, la planificación tiene que estar inserta en el desarrollo generalizado de la utilización de los medios tecnológicos en el ambiente escolar. Tienen que existir herramientas para el acceso al mismo en todos los lugares que sea posible. Tiene que existir un clima de aproximación al uso de las herramientas. Debe existir una formación mínima en el manejo de herramientas informáticas y ofimáticas básicas. Una concienciación de que el uso de dichas tecnologías pueden facilitar la comunicación y los procesos, además de ayudar en la agilización de tareas tediosas y repetitivas, sin perjuicio de cualquier otro uso pedagógico que se le pueda dar a la Intranet.

Por eso, la herramienta o herramientas que vayamos a utilizar para realizar la implantación de la Intranet / Extranet en el Centro tiene que tener las siguientes características básicas:

• Debe ser fácil de utilizar tanto para los que vayan a visitar sus páginas como para los que vayan a mantenerlas...

• Debe ser flexible para poder incluir toda la gama de posibilidades que se presentan en el entorno educativo: de gestión administrativa, económica y académica, de oportunidad pedagógica, de herramienta didáctica... Debe ser modular, es decir, permitir incluir conceptos o utilidades "nuevas" a medida que se avanza en su implantación y uso.

• Debe ser ágil y simple en su mantenimiento y administración. Debe permitir delegar la administración y mantenimiento de los contenidos a sus posibles responsables funcionales. Debe permitir la utilización de grupos de usuarios y perfiles para adecuar la información que se presenta en cada momento a cada uno de los sectores participantes.

No se pueden tener objetivos muy ambiciosos desde el primer momento. Se debe primar, en cualquier caso, la implantación de contenidos de interés general (que atraigan a los potenciales usuarios a consultar los contenidos a diario). Se debe comenzar con un grupo de personas responsables relativamente reducido para, poco a poco, ir ampliando, en función de las necesidades y la demanda, la delegación en el mantenimiento de los contenidos a cualquier grupo de cualquiera de los sectores que esté interesado en utilizar las posibilidades que ofrece la Intranet.

Ámbitos de actuación en el Centro Educativo susceptibles de ser gestionados a través del portal de la Intranet

Pero, ¿cuáles son las posibilidades que ofrece una herramienta de gestión de contenidos en los diversos ámbitos de actuación del Centro?

Veamos posibles objetivos a cubrir por parte de los diferentes sectores desde la perspectiva del Centro como un sistema integrado por diferentes actores con intereses compartidos pero también diferentes. Obviamente, no pretendemos agotar todas las posibilidades, sino dar una visión general sobre actividades y usos posibles.

Como decimos, no pretendemos agotar las posibilidades que ofrece el día al día de los Centros con estas simples sugerencias, pero sí aportar ideas que permitan debatir en el seno del propio Centro qué usos principales se pueden dar a la Intranet del Centro y a su posible ampliación a una Extranet más general.

A la vez que analizamos los posibles intereses de los diferentes sectores, es obvio que también se incluyen las necesidades específicas de los grupos naturales que se forman dentro de cada sector y los que incluyen a personas de diferentes sectores, en los órganos de coordinación y participación: Consejo Escolar, Claustro, Departamentos, Equipos de Ciclo, Equipos de Nivel, Responsables de Planes y Proyectos, Comisiones... Si la herramienta que utilicemos nos permite agrupar por diferentes criterios a los usuarios de la Intranet (y hacerlo de una forma sencilla y fácil de gestionar), adaptando la información a sus perfiles, habremos conseguido conectar grupos de usuarios interdependientes en un mismo espacio, aunque cada uno ocupe un espacio y un tiempo diferente en el día a día del Centro.

Manos a la obra: integrando la web escolar con la Intranet

Una de las máximas fundamentales en el trabajo con las nuevas tecnologías debería ser algo así como "trabajar una vez, sacar el máximo de ese trabajo muchas veces". De hecho existen herramientas comerciales que se promocionan y publicitan con textos similares...

Si decidimos incorporar información a un sistema, deberíamos tener en cuenta que la solución tecnológica que elijamos nos permita que dicha información entre en el mismo una sola vez. Que nuestro trabajo sea útil, eficiente y que no haga falta repetir el mismo trabajo en diferentes ocasiones y para diferentes entornos. Que la información, en definitiva, se comparta desde un punto común.

Esto nos lleva a recordar que la implantación de cualquier sistema informático conlleva la necesidad de planificar la recuperación de la información en caso de posibles "desastres", planificando una correcta política de seguridad... A pesar de ser una cuestión más técnica, no por ello es poco importante: debemos salvaguardar nuestros datos para evitar pérdidas de información, sobre todo cuando ésta está centralizada. Este tema se escapa de la intención del artículo, pero no queremos dejar de citarlo dado que debe tenerse en cuenta.

Para agilizar por tanto nuestro trabajo, podemos elegir una herramienta que nos permita validar los accesos de los usuarios, de manera que se puedan dividir los contenidos "públicos" (aquellos a los que puede acceder todo el mundo, a través de Internet, por ejemplo, en la web del Centro) de los "privados" (aquellos que pertenecen al ámbito de los distintos componentes y perfiles del propio Centro escolar). Creando por tanto un acceso autentificado a nuestro portal escolar podríamos conseguir integrar la web pública del Centro con la Intranet (privada) específica de los "usuarios" del mismo.

La gestión de los usuarios debe ser, en este caso, fácil y flexible. Si tenemos que dedicar un tiempo enorme a introducir a todas las personas que pertenecen al Centro o tienen relación con el mismo, estaremos fallando en el primer nivel de la cadena, y probablemente condenando al fracaso nuestro intento.

La herramienta debería permitir por tanto el registro autónomo por parte de los usuarios, validándose posteriormente (por parte de los administradores de la herramienta) únicamente, y en una sola vez, los perfiles a los que pertenece el usuario, y los contenidos a los que puede tener acceso. De esta manera, el trabajo es más eficaz y sólo requiere supervisión, no tiempo de grabación o carga de datos. También debe resultar sencillo dar de baja, temporal o definitivamente, a los usuarios, una vez que abandonan su relación con el Centro, o modificar en este último caso su perfil si queremos permitir que sigan accediendo a información específica (antiguos alumnos, antiguos profesores...)

Para garantizar la actualización "en tiempo real" de los contenidos, se debe poder delegar la administración del portal a los responsables funcionales de los mismos o, en su defecto, a alguien próximo a éstos que tenga una mínima destreza en el uso de la herramienta. Así, cada profesor es responsable de los contenidos de sus grupos, cada Departamento o Equipo de Ciclo de la información general de su Área, Asignatura o Nivel, cada Responsable de Proyecto de su propio proyecto, y cada grupo de sus contenidos específcos (consejo escolar, claustro, equipos docentes...)

De esta forma, el responsable último de la actualización de los contenidos es el responsable mismo de los contenidos, o aquel en quien se delegue. Si un área no tiene la actualización pertinente, si una persona no actualiza los contenidos que le competen, es por su propia responsabilidad, y no es debido a la saturación del responsable del mantenimiento de todo el portal, que puede ser inabarcable dependiendo del "tamaño"del Centro en el que nos encontremos.

Es importante destacar que una de las prioridades es facilitar que la integración de determinados contenidos en la Intranet pueda ser voluntaria, de forma que únicamente se publiquen aquellos contenidos de aquellas personas o grupos que se quieran responsabilizar de ellos. Si el sistema tiene buenos resultados, indudablemente estos grupos y personas se irán incrementando paulatinamente.

Una vez insertados los contenidos por parte de sus responsables, éstos deben decidir también quién puede tener acceso a los mismos, utilizando los perfiles definidos en la herramienta. De esta manera, la información relevante para cada sector, grupo o perfil aparecerá de manera "automática" una vez que el usuario accede a la Intranet, simplificando la búsqueda de la información que le interesa. Todo esto requiere una racionalización en la forma de estructurar la información, pero una vez realizado el neceasrio análisis y puesto el proyecto en marcha sólo requiere un mantenimiento básico, y no una tarea inabarcable.

Un paso más. Sugerencias específicas para actividades concretas.

Como decíamos en la introducción, el Observatorio ha publicado diferentes artículos que tienen mucha relación con el tema de la Intranet escolar. Y tienen mucha relación porque la Intranet puede abarcar el uso "administrativo" del sistema, pero también el didáctico.

La utilización de foros en la Intranet (con usuarios autentificados, no anónimos) sobre temas específicos puede tener un uso muy amplio: debates en el seno del claustro, aportaciones de las familias a temas concretos del centro, intercambio de información entre el alumnado... Como vemos, algunos usos pueden ser más administrativos, pero otros pueden ser específicamente didácticos.

La inclusión de blogs (colectivos o personales) tienen también usos diversos: desde la compartición y difusión de información de cualquier tipo a la participación concreta en forma de artículos o comentarios. La inclusión de Wikis (de áreas, de aula, de normativa y organización escolar...) también tiene que ver con esto. No me extiendo más porque hay artículos en el Observatorio específicamente dedicados a estos temas.

La disponibilidad de sistemas de Mensajería interna o Conversaciones en tiempo real (Chat) facilitan el intercambio de información entre individuos, de uno a uno, de uno a varios o de varios a varios, en tiempo real o diferido. Existe un número increíble de posibilidades abiertas en el uso didáctico de estas utilidades, así como en la preparación de reuniones (o evitación de las mismas...).

Organizar y mantener colecciones organizadas de Enlaces sobre los distintos temas del ámbito escolar tiene un uso directo más que evidente.

La Sindicación de contenidos (RSS) de otras entidades en nuestro sistema de información facilita el acceso a información en tiempo real sobre noticias, actualidad, legislación y normativa... Seguro que se nos ocurren montones de usos para esta utilidad.

El acceso a la Intranet vía WAP o tecnologías similares es algo que también podemos tener en cuenta, dada la difusión de esta modalidad de acceso entre los usuarios potenciales del sistema.

Una vez más no nos atrevemos a agotar las posibilidades que existen, incluso casi en "educación-ficción" (VoIP, Intranet-TV, etc.): todas aquellas que se nos ocurran, dado que en este momento, la disponibilidad de utilidades en el ámbito de las redes son enormes.

Las actividades tradicionales del entorno escolar también tienen cabida en la Intranet con las nuevas herramientas disponibles: la revista escolar, el taller de radio, la difusión de representaciones escolares, la grabación de audio y vídeo, los montajes de diapositivas... todo ello se puede integrar en la Intranet (PodCasts, Videos en formato YouTube, GoogleVideo o similares, herramientas de presentaciones o­nline, etc.). Pero no hace falta llegar tan lejos. Basta con comenzar a trabajar y ver, poco a poco, las posibilidades reales que nos permitan comenzar a crecer, en aquello que realmente mejore la calidad educativa de nuestro Centro, y con las posibilidades reales que tengamos en el mismo.

Qué puede hacer DotNetNuke en todo esto

El tutorial que se expondrá al respecto de este tema está basado en el uso de una herramienta de gestión de contenidos específica: DotNetNuke (en adelante, DNN). Como veremos, este gestor de contenidos de código abierto nos va a permitir, en una única herramienta, integrar la mayoría de las soluciones que hemos ido proponiendo a lo largo de los puntos anteriores, y de la forma que hemos intentado también promocionar: con agilidad, flexibilidad y sencillez.

No es, sin embargo, ni mucho menos, la única herramienta posible. Existen otros gestores de contenido de código abierto que nos permiten realizar las mismas tareas de forma eficiente. Lo elegimos, sin embargo, porque creemos que su curva de aprendizaje es bastante sencilla y porque la administración y mantenimiento de los contenidos es muy visual, lo que favorece un mantenimiento más simple.

DNN tiene un desarrollo modular. Se pueden instalar complementos adicionales a los existentes en la instalación estándar, aunque a veces sea un poco difícil encontrar versiones "libres" y gratuitas de los mismos. Dependiendo de las versiones, algunos de estos módulos se incluyen en la instalación estándar, y otras hay que instalarlos posteriormente. En cualquier caso, la administración y mantenimiento de los mismos es bastante aproximada en todos los casos, lo que facilita su utilización por parte de usuarios poco avezados.

Uno de los puntos fuertes de DNN es la gestión de usuarios y perfiles. Podemos definir grupos de usuarios a voluntad, y podemos asignar múltiples perfiles (Roles) a cada usuario. De esta manera, garantizamos que un mismo usuario pueda participar de distintos contenidos sin necesidad de realizar labores de mantenimiento muy complejas. A su vez, permite "desactivar" usuarios sin necesidad de eliminarlos, lo cual facilita su recuperación inmediata en caso necesario.

Por lo demás, contiene (de serie o tras su instalación) módulos que nos aportan las mismas funcionalidades que otros gestores de contenido: herramientas para foros, blogs, sindicación de contenidos, gestión de enlaces, novedades, eventos, incrustación transparente de contenidos a través de iframe, personalización de la apariencia a través de plantillas y hojas de estilo, etc.

Los requisitos para su instalación tampoco son exagerados. Necesitaremos un Servidor (no tiene por qué ser dedicado) bajo cualquier versión de Windows que permita la instalación de IIS, .NET Framework (1.1 para las versiones 3.x y 2.0 para las versiones 4.x), una instalación básica de MSDE o SQLExpress (versión limitada de MS-SQL que se puede obtener libremente desde la web de Microsoft) y alguna herramienta que permita acceder a las bases de datos gestionadas por éstos.

En los artículos del Observatorio que he citado en la introducción nos cuentan cómo utilizar otras herramientas interesantes que pueden ser empleadas conjuntamente con DNN: wikis, software específico para blogs, etc. Ninguna de estas herramientas es necesariamente incompatible con una instalación estándar de DNN. Y es recomendable conocer más de una.

Adelante. Vamos a conocer a fondo una herramienta que nos puede resultar muy útil en la creación del portal principal de nuestra Intranet. ¡Buen viaje...!