Seguramente os resulta familiar la situación descrita y la habéis vivido una o más veces hasta el día de hoy. En nuestro caso podemos decir que han sido varias las ocasiones en que nos ha ocurrido algo parecido. Sin embargo, no fuimos plenamente conscientes de este problema hasta que vimos la presentación digital “Death by PowerPoint (and how to fight it)” de Alexei Kapterev (en inglés).

A partir de ahí, fuimos interesándonos en el tema y descubrimos un par de cosas. La primera fue que existe una especie de “revolución del PowerPoint” que predican algunas personas desde sus blogs o en los libros que publican al respecto. Según ellos, programas como PowerPoint o Impress se usan inadecuadamente: demasiado texto y pocos elementos visuales, cuando debería ser al revés. El archivo creado con estas herramientas pasa a ser el centro de atención en la presentación y en realidad, tan sólo tiene que ser un complemento para la persona que presenta.

La mayoría de recursos que tratan sobre presentaciones efectivas están en inglés. A continuación os incluimos una breve selección de los más destacados:

•  “PresentationZen”, blog y libro de Garr Reynolds.
• “slide:ology”, blog (varios autores) y libro de Nancy Duarte.
•  “Beyond Bullet Points”, blog y libro de Cliff Atkinson.
• “Clear and to the Point", libro de Stephen M. Kosslyn.

La segunda cosa que descubrimos fue que no hay plena conciencia de este problema con el mal uso de PowerPoint. Las malas presentaciones son tan frecuentes que se dan por buenas presentaciones que no lo son. También se da el caso de personas que hacen presentaciones más visuales y originales pero no son del todo apreciadas por los compañeros, jefes o profesores que las ven: “¡Pon más texto en las diapositivas!”, “¿Esta foto sin título ni nada a que viene?”…

Es necesario pues tomar plena conciencia del mal uso que se hace habitualmente de programas como PowerPoint, Impress o Keynote (Mac) y reconocer el problema para empezar a ponerle solución.

Un nuevo punto de partida

Una buena presentación implica algo más que hacer un archivo PowerPoint. También implica:

• Conocer de antemano como será nuestra audiencia para adaptar nuestro discurso y poder conectar más fácilmente con ella.
• Tener muy clara la idea principal de lo que queremos transmitir.
• Preparar la presentación a conciencia, estructurarla y ensayarla como es debido.
• Evitar un exceso de información que impida recordar lo que se ha contado. La simplicidad debe ser una de nuestras máximas.
• Utilizar ejemplos y datos concretos. Evitar las abstracciones.
• Contar una o más historias relacionadas con el tema principal para causar una respuesta emocional entre el público.

Puede parecer algo complicado pero en realidad no lo es. Seguramente las malas presentaciones están tan extendidas porque en realidad son las que requieren menos esfuerzo por parte de quien las da: se escribe el texto en forma de listas y no hace falta mucho ensayo porque luego se leerá el mismo en pantalla.

Otra posible razón es que los programas para crear presentaciones llevan una serie de diseños de diapositiva prefabricados que condicionan plenamente nuestra forma de distribuir la información (generalmente en forma de listas de texto).

Una buena presentación requiere más esfuerzo pero los buenos resultados hacen que merezca la pena:

• Nuestra imagen mejorará notablemente.
• Las personas agradecerán el esfuerzo realizado y haber pasado un rato agradable.
• El mensaje o ideas a transmitir se entenderán y recordarán más fácilmente.

Hablamos entonces de presentaciones efectivas o eficaces, es decir, que tienen la capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera: ser entendidas, recordadas e influir en el pensamiento o comportamiento de las personas que las reciben.

Ahora ya conocéis las dos formas de hacer presentaciones y tenéis que escoger una. Si elegís las presentaciones soporíferas, tomad la pastilla azul y dejad de leer este texto. Si elegís las presentaciones efectivas, tomad la pastilla roja y os mostraremos las posibilidades que ofrecen.

Fotografías ID 477930;@stockxchng, ID_477931;@stockxchng

Algunos ejemplos

¿Qué tienen en común la mayoría de las malas presentaciones?

•  Tienen demasiada información textual por diapositiva.
• Son muy poco o nada visuales.
• Se utilizan como chuleta o “teleprompter”.

·Abusan de efectos multimedia (animaciones, transiciones, sonidos).

• Tienen escasa o nula preparación y ensayo.
• Son una colección de hechos y datos.

¿Y las buenas presentaciones?

• Tienen una idea por diapositiva.
• Son un complemento visual para el presentador.
• Tienen en cuenta la simplicidad.
• Emplean principios básicos de diseño.
• Han dedicado tiempo de preparación y ensayo.
• Conectan con la audiencia (empatía, historias, interacción…)

Podéis ver las dos presentaciones creadas expresamente para ilustrar lo aquí expuesto.

Presentaciones en un contexto educativo

Nuestro sistema educativo raramente potencia la habilidad de hablar en público. Aunque de vez en cuando hacemos presentar trabajos oralmente a los alumnos, nos fijamos demasiado en el contenido y muy poco en la forma. El contenido es importante, y mucho. Pero como dice el refrán, las formas hay que cuidarlas.

Es una oportunidad magnífica para potenciar habilidades transversales que les servirán para toda la vida:

• Sintetizar la información.
• Controlar la voz, el movimiento, los nervios…
• Utilizar un soporte multimedia adecuadamente.
• Transmitir la idea principal de su trabajo y que se entienda y recuerde fácilmente.
• Mostrar datos estadísticos de forma clara y comprensiva.
• Etc.

Como dice Roger Schank, entre otros, aprendemos haciendo. Así que será cuestión de ir aumentando la frecuencia de presentaciones por parte de nuestro alumnado.

En determinados ámbitos educativos esto ya se está llevando a cabo. Con los cambios que promueve el Espacio Europeo de Educación Superior se potencian habilidades de este estilo y conocemos a alumnos de últimos cursos que han realizado numerosas presentaciones desde que iniciaron su periplo universitario.

Contrasta este dato con la experiencia propia de una carrera de cinco años donde la única ocasión de presentar algo en público fue en el proyecto final de carrera.

Pero las cosas están cambiando y no hay que perder el tren de las presentaciones. En el ámbito educativo resultan ideales para exponer trabajos por parte de alumnos y sesiones inaugurales o temas concretos por parte de docentes.

Sin embargo, y volvemos a insistir en este aspecto, hay que cuidar tanto el contenido como la forma. Recordad el ejemplo del principio, donde un ponente prestigioso no consigue conectar con la audiencia y el resultado es más bien monótono y aburrido.

Como profesor, he asistido a unas cuantas presentaciones de trabajos o proyectos finales de alumnos y la gran mayoría tenían carencias importantes en cuanto a la exposición. Dicho resultado es en parte responsabilidad también de los docentes que las supervisaron.

Nuestro deber como docentes es mostrarles las técnicas y herramientas básicas y guiarles en todo el proceso (preparación, exposición, reflexión posterior y subir la presentación a la Red). Para lograrlo, tenemos que fomentar más que hablen en público.

Fotografía de sklathill;@flicker

Insistimos en la idea de aumentar el número de ocasiones en que los alumnos hagan presentaciones en público, no sólo han de hacerlo en las “grandes ocasiones” como los trabajos o proyectos finales de bachillerato y ciclos formativos. Cuántas más expongan, más aprenderán, siempre y cuando les guiemos y aconsejemos adecuadamente. Es también una buena oportunidad para fomentar el trabajo en equipo.

En conclusión, debemos mejorar las dotes comunicativas de los alumnos ¡pero también las nuestras!

Estructura del monográfico

Aparte de este primer texto introductorio, hemos distribuido el monográfico de presentaciones efectivas en la Educación en tres artículos más.

En el siguiente artículo se explican los aspectos más importantes a tener en cuenta en la fase de preparación de una presentación: ideas para estructurarla correctamente, principios básicos de diseño y recursos web para encontrar imágenes fácilmente, entre otros aspectos.

Le sigue el artículo correspondiente al momento de exponer la presentación con consejos básicos para hablar en público: controlar la voz, la mirada y el movimiento así como técnicas para captar y mantener la atención de la audiencia.

Finalmente concluimos con un artículo sobre la fase posterior a la presentación en público, momento clave para reflexionar sobre cómo fue esta, hacer las modificaciones pertinentes y tenerlas en cuenta para la siguiente ocasión.

En esta última fase hacemos hincapié en la importancia y necesidad de compartir la presentación, publicándola en algunos de los distintos servicios Web 2.0 disponibles para tal efecto: SlideShare, authorStream o SlideRocket, aplicando licencias Creative Commons.

Hacemos constar que el presente monográfico está centrado principalmente en las presentaciones en público que utilizan formato multimedia de soporte (PowerPoint, Impress o Keynote, por ejemplo). Existen presentaciones digitales pensadas para ser vistas individualmente y sin presencia de un interlocutor, con lo que algunos de los principios aquí expuestos no servirían en tal caso.

Como aperitivo inicial os incluimos algunas presentaciones que siguen la filosofía aquí expuesta. Las dos primeras son de dos alumnos de 1º de Ciclos Formativos de Informática de Grado Medio que tuve el curso pasado y están pensadas como complemento para el presentador. La tercera está en inglés y es de uno de los máximos referentes en cuanto a presentaciones visuales y efectivas, el señor Garr Reynolds. Está pensada para ser vista sin un orador y por eso contiene más texto de lo que debería en una presentación en público.