Zoho se podría definir como una suite ofimática online que incluye todo tipo de aplicaciones ofimáticas como pueden ser editor de textos, hoja de cálculo, editor de presentaciones, bases de datos, planificador de tareas, wikis,.. 

1 Introducción

La utilización de herramientas en la nube está cada vez mas extendida y están desplazando las clásicas herramientas de escritorio. Y de todas ellas las mas representativas son las aplicaciones ofimáticas.

El motivo es muy evidente... permiten la colaboración. Al no estar ligadas a un equipo concreto permite la edición colaborativa con la única condición de disponer conexión a Internet y un navegador web. El mismo usuario creador de un documento, u otros usuarios, pueden acceder al mismo desde cualquier ordenador que cumpla esos requisitos.

Este es un motivo con el suficiente peso específico para justificar el avance tan espectacular que está teniendo el uso de este tipo de aplicaciones.

2. Zoho: generalidades

Zoho se podría definir como una suite ofimática online que incluye todo tipo de aplicaciones ofimáticas como pueden ser editor de textos, hoja de cálculo, editor de presentaciones, bases de datos, planificador de tareas, wikis,...

La página oficial de la herramienta es http://www.zoho.com/ y ha sido desarrollada por la empresa estadounidense AdventNet.

Utilizar Zoho es tan sencillo como acceder a su página oficial y registrarse. En principio no requiere descargar e instalar ninguna aplicación específica. Tiene como limitación de almacenamiento 1GB.

Todas las aplicaciones de Zoho han sido desarrolladas para su uso vía web con lo cual son independientes del sistema operativo.

Es importante dejar claro desde el principio que, de estas herramientas, sólo algunas son gratuitas, las que se suelen denominar de primer nivel. Si se quiere tener acceso a todas ellas hay que suscribirse a determinados módulos con un coste económico asociado.

3 Aplicaciones de Zoho

Zoho pone a disposición del usuario varias aplicaciones de funcionalidad diversa pero siempre enfocadas a un entorno de suite ofimática.

3.1 Clasificación de las aplicaciones

Zoho agrupa sus aplicaciones dependiendo del enfoque que tienen. Comprende los siguientes grupos de aplicaciones:

1. Colaborativas
2. Negocios
3.   Productividad
4. Otras aplicaciones específicas

1. Grupo de aplicaciones colaborativas:

• Zoho Chat (http://chat.zoho.com/): servicio de mensajería instantánea que soporta varios protocolos y está integrado en el resto de la suite Zoho.
• Zoho Docs (http://docs.zoho.com/): contenedor de todos los documentos de los usuarios y desde el cual se puede acceder a todas las aplicaciones de la suite Zoho.
• Zoho Meeting (http://meeting.zoho.com/): servicio para realizar reuniones virtuales. Permite compartir el escritorio del ordenador entre varios usuarios, realizar presentaciones o incluso remotamente controlar otros equipos que participan en la reunión virtual.
• Zoho Mail (http://mail.zoho.com): servicio de correo electrónico.
• Zoho Projects (http://projects.zoho.com/): servicio de gestor de proyectos online.
• Zoho Wiki (http://www.zoho.com/wiki/wiki-education.html): servicio de wiki que permite crear wikis públicas o privadas, facilita la creación de grupos de trabajo. En el caso de las wikis públicas aparecerán en los resultados de los motores de búsqueda.

2. Grupo de aplicaciones de negocios: dentro de este grupo hay un conjunto de herramientas muy útiles dentro del mundo empresarial, no gratuitas y que no comentamos por exceder el objetivo del artículo.

3. Grupo de aplicaciones de productividad:

• Zoho Calendar (http://www.zoho.com/calendar): servicio para programar, gestionar y realizar un seguimiento de las reuniones y eventos previstas por grupos de usuarios.
• Zoho Notebook (http://notebook.zoho.com/): servicio para tomar notas incluyendo archivos, enlaces, imágenes, audio, vídeo, etc. Además existe una extensión para Firefox, llamada Zoho Notebook Helper que permite ir guardando información importante que vamos encontrando en la web y tener esas notas disponibles en el navegador.
• Zoho Sheet (http://sheet.zoho.com/): servicio de hoja de cálculo.
• Zoho Show (http://show.zoho.com/): servicio de creación de presentaciones de diapositivas.
• Zoho Planner (http://planner.zoho.com/) servicio para gestionar nuestra agenda, calendario, tareas pendientes, recordatorios.
• Zoho Writer (http://writer.zoho.com/) servicio de procesador de textos.

4. Otras aplicaciones:

• Zoho Viewer (http://viewer.zoho.com/): visor de documentos que admite muchos formatos de archivos de Microsoft Office, Open Office, Open Document, PDF, RTF y HTML. Tambien permite la conversión entre ellos.
• Zoho Reports (http://reports.zoho.com/): aplicación de análisis de negocio. Trabaja con varios formatos de datos (extensiones .csv, .tsv, .xls o .html) y puede generar informes con datos de orígenes diferentes (MySQL, SQL Server, Oracle,...) que además permiten el trabajo colaborativo.
• Zoho Polls (http://zohopolls.com/): aplicación que permite la creación y control de encuestas.

Por último comentar que existe una versión de Zoho para móviles. Para esta versión especial se han adaptado algunas de las aplicaciones, como el correo electrónico, calendario, documentos (texto, hojas de cálculo y presentaciones) entre otras. En concreto, Zoho funciona desde iPhone, BlackBerry, Android y Windows Mobile y es una solución sencilla y accesible para compartir información vía dispositivo móvil.

En el artículo nos vamos a centrar en las herramientas Writer, Sheet, Show, Mail, Creator, Notebook y Docs.

3.2 Alta en Zoho

Para poder trabajar con cualquiera de las herramientas incluidas en Zoho lo primero que hemos de hacer es crearnos una cuenta en Zoho. Para ello vamos a la página oficial del proyecto http://www.zoho.com/ y seleccionamos una herramienta a la que queramos acceder. En nuestro caso vamos a Writer.

Muestra la página inicial de Writer y a la derecha tenemos la opción de suscribirnos.

Pulsamos en Inscríbase Gratis.

Muestra la siguiente ventana para introducir los datos:

Si abrimos el mensaje vemos el siguiente texto que nos indica que pulsemos para Confirmar. Pulsamos y nos pide confirmación de la contraseña asignada a nuestra cuenta de Zoho. La introducimos y pulsamos en Confirmar:

A continuación nos indica que se ha confirmado la cuenta de correo y ya podemos abrir una sesión en cualquiera de las aplicaciones libres de Zoho.

4. Zoho Writer

Zoho Writer es un procesador de textos online que permite trabajar en forma colaborativa con otros usuarios, compartiendo y editando documentos en grupo.

Zoho Writer es un buen procesador de textos aunque no ofrece todas las características mas avanzadas de algunos procesadores con mas recorrido.

A su favor podemos decir que tiene una interfaz muy intuitiva, cuenta con una variedad de fuentes que puede ser mas que suficiente en la mayoría de los casos, siendo la suite ofimática online mas completa que existe en estos momentos.

También es wysiwyg (lo que ves es lo que obtienes), permite la exportación a un gran número de formatos como pdf, html, word, etc. y muy interesante es la posibilidad que ofrece de realizar un control de versiones.

Zoho Writer permite el trabajo sin conexión ya que puede almacenar los documentos de trabajo en el disco duro local además de organizarlos en carpetas, pero sólo en el caso de exportar los documentos. También puede importarlos desde otras webs.

Permite la edición colaborativa y la publicación directa en web y/o blogs personales. Además también permite descargar los documentos creados y visualizarlos directamente desde cualquier suite ofimática tipo OpenOffice, LibreOffice, Google Docs, etc.

Pero Zoho Writer tiene una serie de inconvenientes ya que, funcionalidades a las que estamos acostumbrados no están disponibles. Por ejemplo organizar los documentos en carpetas en la nube no lo permite y obliga a establecer el tipo de documento desde su propio nombre. O por ejemplo carece de corrector ortográfico mientras escribimos. Estamos acostumbrados a ella y Zoho lleva corrector ortográfico pero no soporta hacerlo 'sobre la marcha'.

Tampoco permite trabajar con documentos maestros ni permite insertar hojas de cálculo en el documento.

Cuando accedemos a Writer nos muestra la interfaz de trabajo de la aplicación con una bienvenida y unas instrucciones de uso.

4.1 Trabajar con Zoho Writer

Lo primero que podemos hacer es crear un archivo nuevo (Archivo > Nuevo) e ir probando las diferentes opciones que proporciona, de forma similar a como lo haríamos con cualquier otro procesador de textos.

La figura siguiente ilustra operaciones sencillas y comunes que podemos hacer con Zoho Writer:

La barra superior dispone de una serie de pestañas desplegables con todas las funciones agrupadas: Formato, Insertar, Revisión, Cooperar, Vistas, Configuración de páginas y Correos. Cuando pulsamos sobre una de ellas cambian los botones disponibles abajo de ella.

Desde las opciones de Revisión podemos aplicar el corrector ortográfico al documento completo. Podemos también seleccionar el diccionario que aplicaremos, hacer búsquedas con sustitución, etc.

Si queremos habilitar el corrector en Español de España debemos ir a Configuración (barra de menús superior) y en la ventana de Ajustes seleccionar el idioma.

Pero quizás la pestaña mas novedosa es la de Cooperar. Al seleccionar esta pestaña cambia la barra de botones y pasa a tener el siguiente aspecto:

Esta opción permite compartir nuestros documentos con otros usuarios individuales o con grupos de usuarios asignando al recurso compartido determinados permisos de acceso:

El usuario recibirá un correo, que podemos personalizar desde

Editar correo de Invitación, anunciándole que tiene disponible este recurso compartido.

El texto del correo enviado es el siguiente:

Introducimos modificaciones si queremos y pulsamos OK.

Al pulsar en Compartir nos muestra la entrada correspondiente al recurso compartido con la opción de eliminarlo y la URL desde la que está disponible el recurso.

Desde la cuenta dada abrimos el mensaje enviado por Zoho:

Si pulsamos en el enlace dado llegamos al archivo compartido.

El usuario que ha compartido el recurso también recibe un correo de aviso de que ha compartido un archivo.

Para guardar el documento creado vamos a Archivo > Guardar como y le asignamos un nombre:

Realmente el archivo está guardado en la nube, es decir en los servidores que Zoho pone a disposición de los servicios que ofrece. Pero podemos guardarlos también en dispositivos nuestros o en nuestro disco duro.

Para ello lo que debemos hacer es seleccionar un formato de exportación (Archivo > Exportar como) y nos da la opción a guardarlo donde le digamos incluyendo la posibilidad de crear carpetas.

Los formatos de exportación disponibles son:

Podemos recuperar el archivo creado en posteriores sesiones accediendo a Archivo > Abierto. Abre una ventana lateral en la que muestra nuestros archivos a los que podemos aplicar diferentes criterios de clasificación.

Esta ventana también muestra la carpeta con los archivos que nos han compartido otros usuarios, la papelera, etc. La ventana tiene una pestaña lateral que permite 'esconderla' o 'traerla'.

La pestaña Vistas nos muestra diferentes opciones para visualizar nuestro documento. Por ejemplo, nuestro archivo Pruebas por defecto se ve como Vista Normal. Podemos verlo como Página, ver su código HTML en una ventana emergente o ver como quedaría si fuéramos a imprimirlo.

Nos fijaremos ahora en la barra inferior de la herramienta.

El primer botón por la izquierda permite editar el perfil del usuario. Se puede cambiar el estatus del usuario. Pasar de disponible a ocupado o invisible, de forma similar al chat de gmail.

El botón de la campana hace referencia a las notificaciones recibidas. En general se genera una notificación cuando se ha realizado algún cambio sobre un archivo compartido. En la figura vemos que sobre la campana aparece un '1' en rojo indicando que hay una notificación no leída, que mostramos en la figura siguiente:

Al hacer clic sobre el enlace muestra el nombre del archivo sobre el que se ha realizado la modificación y qué usuario la ha hecho.

El botón siguiente, de los bocadillos, hace referencia al chat. En principio el chat no está activo. Para activarlo vamos al menú superior de Zoho, en Aplicaciones Zoho comprobamos que está Chat. Entramos y muestra un mensaje de bienvenida:

Para añadir una foto pulsamos sobre la zona de la foto y nos permite seleccionar un foto:

Vamos ahora a Add Contact para añadir un amigo con el que dialogar. Añadimos el identificador de su correo y lo guardamos. Zoho avisa que se ha añadido correctamente.

El usuario invitado recibe un correo en estos términos:

Para entrar en el chat del usuario que le ha invitado pulsa en Enter into emifsud's guest room y le muestra esta ventana de diálogo:

El usuario conectado a Zoho tiene esta ventana de chat:

Vemos ahora la opción de Grupos que es el botón siguiente. En principio no tenemos disponible ningún grupo. Vamos a crear uno. Pulsamos en Click here y nos lleva a la página de cuentas de Zoho.

Introducimos los datos del grupo: nombre, miembros añadidos a él, idioma, etc y lo creamos. Ya tenemos nuestro grupo de trabajo llamado zoho-ITE.

Vamos ahora a repasar brevemente las pestañas que aparecen en la barra superior de Zoho Writer.

La primera de ellas es Formato:

La pestaña Insertar muestra:

La pestaña Revisión muestra:

Las opciones incluidas son de comprobación ortográfica, selección del diccionario a aplicar, búsqueda y reemplazo, etc.

La pestaña de Cooperar ya la hemos comentado anteriormente. Únicamente decir que el archivo que se está editando se puede enviar por correo electrónico al contacto nuestro que seleccionemos y en el formato que elijamos de todos los disponibles.

También comentar de esta pestaña la opción de Publicar el documento permite que otros usuarios online puedan tener acceso a dicho documento.

La publicación del documento también se puede hacer insertandolo como post en un blog:

Las pestañas de Vistas y Configuración de Página tienen las opciones habituales que no vamos a comentar.

Por último vamos a la de Correos. Esta pestaña permite seleccionar un archivo cvs ¹ seleccionar campos sobre él y hacer un envío de correo. En definitiva es otra forma de publicar el documento.

4.2 Opción del menú Archivo

Desde este menú podemos crear un archivo nuevo, abrir uno que ya hemos creado y tenemos en nuestro repositorio en la nube, o importarlo desde diferentes ubicaciones tanto local como web:

Al pulsar en Autenticación Google nos muestra la petición para que le concedamos a gadgets.zoho.com acceso a nuestros documentos en Google Docs.

Ya tenemos disponibles nuestros documentos de Google docs y podremos seleccionar el que necesitemos para luego importarlo a Zoho y trabajar sobre él.

Una vez hemos trabajado sobre el documento podremos guardarlo. La próxima vez que queramos trabajar sobre él nos aparecerá ya como un documento abierto en Zoho (Archivo > Abierto).

Otra opción del menú Archivo es la de Exportar que ofrece una gama de formatos disponible muy amplia:

El resto de opciones de menú son las usuales y no vamos a comentar.

4.3 Zoho Writer versus Google Docs

Incluimos en forma de tabla algunas de las diferencias notables entre Zoho Writer y Google Docs:

5 Zoho Sheet

Zoho Sheet permite crear, trabajar y editar hojas de cálculo de igual forma que con Microsoft Excel u OpenOffice Calc, pero en la nube y sin necesidad de instalar ningún tipo de software. Estas hojas de cálculo generadas desde Zoho Sheet se pueden abrir desde cualquier navegador, incluido Chrome, Safari y Opera. Y cualquier hoja, generada desde Excel o Calc, puede ser editada en Zoho Sheet.

El acceso a Zoho Sheet se puede hacer con las credenciales de Google, Facebook o Yahoo.

Las últimas versiones han mejorado mucho el rendimiento, ya que permiten trabajar con hojas de cálculo con cientos de miles de celdas, con unos tiempos de respuesta mas que aceptables. Desde luego la mayor parte del proceso de abrir la hoja corre a cargo del servidor y el equipo local colabora, pero no de forma limitante. Es decir, un equipo con pocos recursos puede abrir bastante rápidamente grandes hojas.

La diferencia mas importante entre Zoho Sheet y las herramientas de escritorio de gestión de hojas de cálculo radica en la cantidad de opciones disponibles. Por ejemplo, están disponibles lo que son cálculos básicos (operaciones matemáticas, financieras, lógicas, de fechas, búsquedas, estadísticas), ordenar columnas, manejo de diferentes hojas dentro de cada archivo, obtención de gráficas asociadas, etc. Pero temas como el análisis estadístico de los gráficos no está disponible.

La figura siguiente muestra el aspecto de la interfaz de la hoja de cálculo disponible desde Zoho Sheet:

Como podemos ver el aspecto es muy similar al de Google Spreadsheets o Microsoft Excel, es decir, un servicio web de hojas de cálculo que permite realizar la mayoría de las funciones que dejan las aplicaciones de hoja de cálculo de las suites ofimáticas.

Si el profesor ha trabajado con Excel y/o Calc no tendrá ningún problema en utilizar sus hojas de cálculo desde Zoho o crear sus nuevas hojas de cálculo.

Es una herramienta gratuita y como valor añadido Zoho Sheet cuenta con las opciones de Compartir con otros usuarios. La figura siguiente muestra la ventana de datos para compartir la hoja/s de cálculo o el archivo completo:

Es similar al de Zoho Writer, con opción, además, de personalizar el correo de Invitación a los usuarios.

Si las gráficas incluidas queremos integrarlas en páginas web hemos de copiar y pegar en ellas la porción de código indicado en la siguiente figura:

Si queremos publicar el archivo se nos muestra un aviso indicando que al publicar se pierde el control sobre él. Lo mismo si se quiere integrar en un sitio web y/o blog:

La siguiente figura muestra la porción de código que se debe incluir en el sitio web/blog para poder publicar y la URL desde la cual estará accesible:

Otras opciones interesantes son la creación de macros, creación de tablas dinámicas cuyo origen son bases de datos (nomenclatura Calc) o tablas de pivote (nomenclatura Excel), sincronización de datos desde la web, la posibilidad de utilizar el chat con los usuarios con los que se comparte la hoja de cálculo, así como la posibilidad de importar y exportar hojas de cálculo como ya hemos comentado.

6 Zoho Show

Zoho Show es el servicio de Zoho que permite crear, editar y compartir presentaciones en la nube. La página para acceder al servicio es http://show.zoho.com/. Desde esta página y a modo de presentación hay disponible un vídeo que explica la utilización de la herramienta.

Como siempre, el primer paso para trabajar es registrarse en Zoho. Una vez estamos dentro y desde la web indicada, podemos importar presentaciones nuestras y editarlas para introducir modificaciones, publicarlas, compartirlas con quien consideremos necesario, etc. O también podremos crear nuevas presentaciones partiendo de cero. Todo ello, como siempre, sin descargar ni instalar ningún software adicional.

Las presentaciones generadas las podremos insertar (o incrustar) en los sitios web que nos interesen.

Pero como siempre la opción mas interesante desde el punto de vista del aula es la colaboración. Zoho Show permite que el usuario creador invite a otros usuarios y establezca los privilegios de éstos sobre la presentación. De esta forma un grupo de alumnos en la propia aula o cada uno desde sus casas pueden trabajar de forma colaborativa (Ver/Editar) en un trabajo que consista en montar una presentación sobre un tema concreto, y pueden invitar al resto de compañeros para que puedan ejecutar la presentación de forma remota.

El aspecto de la interfaz de entrada es el siguiente:

6.1 Creación de una presentación

Como ejemplo vamos a crear una sencilla presentación. Para ello vamos Crear nuevo. La página siguiente nos pide el nombre de la presentación y el estilo que van a tener nuestras diapositivas.

Pulsamos en Iniciar y nos muestra ya la típica interfaz de una herramienta para la creación y/o edición de presentaciones con todas sus pestañas, barras de herramientas y opciones.

En el artículo no vamos a explicar las opciones típicas de este tipo de herramientas, ya que son muy similares a OpenOffice.Org Presentaciones o Microsoft PowerPoint. Nos limitamos a crear una pequeña presentación para operar sobre ella.

Podemos ir insertando nuevas diapositivas yendo al desplegable Diapositiva > Crear. Muestra una ventana para que seleccionemos el tipo de diapositiva a añadir.

Vamos generando nuestra presentación añadiendo las diapositivas que necesitemos. Cuando hayamos terminado la presentación debemos guardarla. Para ello vamos al desplegable Guardar > Guardar como y muestra:

También podemos guardarla como pdf que es mas standar a la hora de utilizarla, pero la guardará en local.

Para ver la presentación ir al desplegable Presentación de diapositivas > Desde el inicio y veremos en una nueva ventana nuestra presentación con unas flechas de avance y retroceso en su base.

6.2 Opciones de la presentación

Podemos exportar la presentación a una serie de formatos, como son html, ppt, pps, odp y pdf. Ir al desplegable Exportación. En el caso de que queramos disponer de una copia en local de la presentación deberemos exportarla a alguno de los formatos anteriores.

También podemos Compartir la presentación. Abre una ventana con dos pestañas, la de compartir propiamente (Invitar) y la que ajusta los detalles de cómo se va a compartir.

Podemos compartir la presentación a usuarios individuales o a grupos y podemos indicar los permisos que tendrán sobre ella.

Esta acción de compartir puede ir acompañada del envío de un correo electrónico al usuario/s con un mensaje que puede ser personalizado y en un idioma concreto.

Una vez hemos compartido la presentación podemos ver los detalles de dicha invitación:

En Acción vemos dos opciones. Una de ellas es eliminar dicha invitación y la otra permite cambiar los permisos para ese usuario. En la figura tiene permiso para Ver solamente. Si pulsamos en Change comprobamos que pasa a Ver/Editar, pudiendo así hacer cambios sobre ella y trabajar de forma colaborativa.

Tambien podemos publicar la presentación para incrustarla en una página web o blog personal. Para ello ir al desplegable Publicar > Public Embed.

Otra opción es dejar la presentación disponible de forma remota para poder reproducirla. Para que otros usuarios puedan reproducir la presentación nuestra de forma remota debemos indicar sus correos electrónicos y en el mensaje que reciben indicar la URL enla que podrán verla, así como el idioma.

Pulsamos en Hacer remoto y continuar y en pantalla siguiente indicamos los usuarios invitados:

Desde la interfaz de creación de la presentación y para esta presentación que hemos compartido, podemos ver nuestros colaboradores a la derecha, como muestra la figura siguiente:

En el caso de trabajar en el aula, en este punto podríamos ver los alumnos del grupo que están trabajando de forma colaborativa sobre la presentación como parte de una tarea de clase.

7 Zoho Mail

Zoho Mail es otra experiencia en la nube, en este caso relacionada con el envío y recepción del correo electrónico. Esta herramienta ha evolucionado mucho desde su aparición, pero podemos decir que se trata de un correo web muy sencillo que permite utilizar tanto la cuenta propia de Zoho como otras cuentas de correo, todo desde la misma aplicación.

Está accesible desde http://mail.zoho.com/ y como siempre hay que estar registrado y abrir sesión. El aspecto de la interfaz de usuario es la siguiente (de forma parcial):

7.1 Elementos de Zoho Mail

Además de las barras superior e inferior típicas de Zoho, vemos que hay como dos zonas principales:

1. Barra lateral con:

• Carpetas: contiene los clásicos directorios de cualquier aplicación de correo electrónico y en los que el usuario puede crear nuevos subdirectorios. Estas carpetas se pueden arrastrar y soltar donde queramos.
  
  
  
  

  
  

• Etiquetas: que el usuario irá creando en función de sus necesidades y a las que vamos asignando colores. Incluye una paleta completa de colores. Permite personalizar las etiquetas, mostrar su nombre completo, etc.
• Vistas: permite ver en la zona central los correos filtrados por algún concepto como, por ejemplo, correos no leídos, marcados, archivados o contactos.

2. La zona central en la que se despliegan los correos y que en la parte superior dispone de una barra de menús desplegables (algunos de ellos) con las opciones típicas de un correo vía web (gestión de etiquetas, marcado de correos, borrado, mover correos,...).

7.2 Lectura y escritura de correos

Desde el botón Redactar situado sobre la barra lateral tenemos opción a escribir nuevos correos:

Cuando recibimos un correo y queremos abrirlo no funciona el típico doble clic sobre él. Para poder desplegarlo en la zona central estando sobre el correo deberemos pulsar el botón derecho del ratón y seleccionar Abrir en vista previa:

Entonces se despliega el correo completo en la parte inferior de la forma siguiente:

Cuando se visualiza un correo podemos ir al botón Agregar a que permite crear un contacto a partir del correo, crear un filtro, añadir a CRM o a una tarea.

7.3 Configuración de la cuenta

Vamos ahora a la barra superior donde se encuentra la pestaña de Parámetros que utilizamos para establecer la configuración de nuestra cuenta de correo.

Opciones como preferencias, organización de nuestros correos a partir de carpetas, filtros, establecimiento de contestaciones automáticas cuando estamos 'no localizables', configuración de listas blancas y listas negras para el sistema anti-spam, y también nuestra firma de correo, reenvíos, tematización del entorno, etc, etc, se configuran desde estas pestañas que muestran la figura siguiente:

Y, muy importante, como vemos en las capturas este servicio de correo web no incluye publicidad relacionada con el tema del correo en los laterales. Bueno, al menos de momento.

Observamos también que a la izquierda existe una columna con las diferentes aplicaciones Zoho con las que podemos enlazar.

Algo muy interesante es la opción de leer el correo de otras cuentas desde Zoho Mail. Por ejemplo, si queremos leer el correo web de Gmail desde Zoho vamos a Parámetros > Cuentas de correo > Agregar cuenta. Introducimos los datos que se nos piden de nuestra cuenta de Gmail y hacemos la prueba:

Después de cumplimentar los pasos comprobamos que aparece una nueva cuenta de correo en la que aparecen los correos entrantes. A su vez en la cuenta de la que Zoho está leyendo se recibe un mensaje con un código de confirmación que el usuario deberá introducir y realizar una serie de pasos.

Si incluimos otras cuentas de correo, todas las que administremos desde Zoho las tenemos disponibles desde la Barra lateral e inican el número de mensajes no leídos.

Si utilizamos un cliente de correo para leer el correo de Zoho, podemos utilizar el protocolo IMAP o POP. Si se utiliza IMAP los correos entre el servidor y el cliente de correo se sincronizan, es decir, si por ejemplo eliminamos un correo desde el cliente cuando leamos el correo vía web veremos que no está. Si se utiliza POP solo podremos descargar los correos pero no sincronizar con el servidor.

La configuración de este servicio se hace desde Parámetros > Reenvío de correo electrónico.

7.4 Gestión de adjuntos con Zoho Mail

Zoho Mail permite la visualización online en ventana emergente del archivo adjunto siempre que una aplicación de Zoho sea capaz de tratarlo (Writer, Sheet, Show). Pero también permite descargarlo y podemos añadirlo directamente a nuestro repositorio de documentos en Zoho Docs.

También permite la búsqueda de un correo en función del archivo/s adjuntos que tenga o por su contenido.

8 Zoho Creator

Zoho Creator es un sistema de creación de bases de datos relacional y online. En realidad son bases de datos sencillas que fácilmente se pueden configurar, pero con la ventaja que están en la nube y por lo tanto accesibles desde cualquier punto en el que se encuentre el usuario y además son totalmente colaborativas.

Por ejemplo, un grupo de amigos puede disponer de una base de datos con datos de interés para todos ellos, como cumpleaños, fechas señaladas por algún motivo especial, teléfonos, música preferida, etc. Y si nos vamos al ámbito del aula el profesor, por ejemplo, podría tener resultados de exámenes de sus alumnos, o cualquier otra información que tuviera que compartir con profesores de otras asignaturas o con el tutor del grupo.

En general tiene las siguientes características. En todos los casos el usuario puede:

• Crear formularios simplemente pinchando y arrastrando el campo de información que le interese de la barra lateral.
•  Elaborar diferentes tipos de formularios, y visualizar la información en formulario o en vista de tabla.
•  Aplicar scripts predefinidos simplemente pinchando y arrastrando. No requiere conocimientos de programación.
• Embeber formularios y las vistas en blogs o páginas web ²
•  Exportar los datos a formatos como html, xml, xls, pdf, rss,...

Por defecto y con la cuenta de Zoho podemos trabajar y cubrir prácticamente nuestras necesidades. Pero si queremos la funcionalidad completa habrá que contratar la cuenta premium que ya tiene coste económico.

8.1 Trabajar con Zoho Creator

Como siempre necesitamos tener una cuenta en Zoho y al seleccionar la aplicación Creator nos muestra la siguiente pantalla:

En ella hay un pequeño tutorial en inglés sobre la herramienta y para comenzar a trabajar hay que pulsar en Create your own Online Database. Muestra la siguiente ventana:

Vemos las cuatro opciones básicas de Zoho Creator:

•    From Scratch: que significa crear la base de datos desde cero mediante la ceación de formularios, informes, etcétera usando la interfaz de la herramienta.

•    Import XLS, CSV: consiste en copiar y pegar los datos o importar un archivo xls. Cada hoja se convierte en un formulario y se crean las vistas correspondientes.

•    Import MDB: se trata de instalar un software específico e importar un archivo MDB que luego hay que subir a Zoho Creator con la cuenta de usuario.

•    Browse Gallery: otras opciones dipsonibles desde Zoho Creator como es el caso del soporte personalizado y otros servicios.

8.2 Creación de una base de datos

Vamos a probar la herramienta creando una base de datos, que llamaremos Alumnos. Hay que tener en cuenta que en la terminología de Zoho una Aplicación es una Base de datos. Por lo tanto, en la interfaz anterior creamos una nueva aplicación y un formulario asociado que llamaremos Entrada de datos.

Abajo muestra una serie de plantillas que podemos seleccionar, pero vamos a marcar None y a continuación pulsamos en Create Now. Esperamos unos instantes y nos muestra:

En la columna de la izquierda tenemos todos los posibles campos que podemos insertar en nuestro registro. Para incluirlo simplemente hemos de pinchar y arrastrar y a continuación editar sus propiedades.

No disponemos de un diccionario de datos y para hacerlo muy sencillo simplemente incluiremos como campos el nombre, el número de expediente del alumno, el grupo de matrícula al que pertenece, un campo que indique si el alumno es repetidor y 3 campos numéricos para sus notas trimestrales.

Añadimos una 'Single Line' y le damos un título. Pulsamos en Done. Si queremos editar las características de este campo pulsamos sobre el lápiz que aparece a la izquierda del nombre y muestra una ventana emergente con las opciones disponibles. Además en Options podemos establecer condiciones para este campo, como por ejemplo, que sea campo requerido (muestra un asterisco), con valor no duplicado, tamaño, etc.

Si vamos a Edit this Field nos da la posibilidad de modificar las opciones del campo así como su tipo.

De la misma forma añadimos el campo expediente (numérico) en el que indicamos que es campo requerido así como no duplicado. Añadimos también el grupo de matrícula, un campo de tipo checkbox para indicar si es repetidor o no y tres campos numéricos para notas con decimales.

El aspecto que tendría nuestro formulario de entrada de datos sería éste:

Hemos de tener en cuenta que cada vez que hemos añadido un campo la base de datos se ha ido guardando sin necesidad de hacerlo de forma explícita pulsando algún botón.

Podemos ya pasar a introducir datos en la base de datos Alumnos (aplicación) haciendo uso de nuestro formulario.

Comprobamos que a la izquierda aparece ya una vista de nuestra formulario que ha creado por defecto llamada Entrada de datos View.

Introducimos un par de registros para comprobar la vista de nuestros datos:

8.3 Modificación de la base de datos

Si ahora nos damos cuenta que necesitamos almacenar mas información podemos editar la base de datos pulsando en Edit this application. Volvemos de nuevo al diseño de nuestro formulario.

Por ejemplo queremos adjuntar en algunas ocasiones los exámenes en formato electrónico que han realizado los alumnos. Podemos para ello añadir un campo que sea archivo adjunto File upload. Modificamos las opciones que necesitemos y lo añadimos.

Nuestro formulario ha cambiado y ahora muestra este nuevo campo no obligatorio en el que podremos adjuntar archivos almacenados en Zoho Docs y que estarán ocultos para otros usuarios.

Este es el aspecto del formulario de Entrada de datos:

Para adjuntar un archivo vamos a Browse from Zoho Docs y muestra la siguiente ventana con todos los orígenes posibles para localizar el archivo a adjuntar.

Observamos que el archivo puede ser de muchos tipos (imagen, hoja de cálculo, presentación, documento de texto,...) pero siempre de Zoho Docs porque así lo hemos establecido en las propiedades del campo.

Si ahora vamos a More Actions comprobamos en el desplegable que podemos embeber este formulario en una web.

La ventana siguiente muestra el código que hay que incluir en la web para que quede embebido dicho formulario:

8.4 Compartir la base de datos

Una vez tenemos creada la base de datos (aplicación) podemos compartirla. Para ello vamos a More Options > Share this Application.

Muestra una ventana en la que podemos seleccionar los usuarios con los que queremos compartir la base de datos, en nuestro caso Alumnos.

Zoho Creator nos dice que la base de datos no ha sido compartida con nadie. Si vamos a Share to Users podremos indicar con qué usuarios queremos compartirla y qué queremos compartir de ella.

8.5 Generación de informes

Si vamos a la pestaña Reports, Zoho nos permite generar informes sobre los datos incluidos en las bases de datos. Para ello existe un generador de informes que nos guía paso a paso:

Damos un nombre a nuestro informe y el origen de los datos a incluir y vamos al siguiente paso:

Seleccionamos los campos que queremos que aparezcan en el informe y los filtros a aplicar sobre los datos.

8.6 Otras opciones de Zoho Creator

En el caso de ser usuarios de Microsoft Access, Zoho permite la migración de las bases de datos, generadas con esta herramienta, a la nube. De esta forma pueden ser utilizadas de forma colaborativa.

Esta migración requiere la descarga de un software específico y es un proceso que no tiene ninguna complejidad. Sin embargo hay que tener en cuenta que la migración es solo de la base de datos y todos los formularios e informes que hayamos creado habrá que rehacerlos.

También hay que tener en cuenta que esta opción tiene, a su vez, dos opciones: la gratuita y la de pago. Con la gratuita podemos hacer pruebas pero realmente la completa es la de pago.

9 Zoho Notebook

A comienzos del año 2009 Google anunció la discontinuidad de algunos de sus servicios y entre ellos estaba Google Notebook. Aprovechando las circunstancias Zoho rápidamente lanzó su herramienta Zoho Notebook compatible con la que acababa de desaparecer de Google.

Para ello han introducido mejoras en la extensión de Firefox que permite tomar notas desde el navegador a medida que el usuario navega y encuentra información de su interés. Y sincronizarlas con Zoho Notebook online. De esa forma el usuario, teniendo abierto Zoho Notebook, puede copiar texto desde las páginas web y hacer capturas de pantalla.

Por otro lado, los datos de Google Notebook pueden ser importados desde Zoho Notebook utilizando la herramienta Google Notebook Import. Para este proceso es necesario tener instalado la extensión comentada anteriormente. El proceso es tan sencillo como instalar la extensión, iniciar sesión en ambos servicios y dirigirnos a la página chrome://zoho-notebook/content/g2z.html.

Pero ¿qué es Zoho Notebook?

Se puede traducir como Toma de notas en línea. Zoho Notebook es un servicio de Zoho para tomar notas a las que el usuario puede incluir archivos, imágenes, enlaces, audio y vídeo, sindicación RSS, además de poder asignar permisos de lectura y escritura.

Si nos vamos al aula, como profesores a menudo ponemos tareas a los alumnos de búsqueda de información con un objetivo concreto: desarrollo de algún trabajo, tareas de comparación, búsqueda de novedades,... todo ello relacionado con un tema concreto. Utilizando Zoho Notebook los alumnos pueden ir guardando como una especie de 'camino de migas' las webs por donde han pasado y tienen alguna información de interés relacionada con el trabajo. Mas tarde la tarea consistirá en revisar esas notas y organizarlas dependiendo de la naturaleza del trabajo. De todos estos pasos se pueden hacer capturas e ir incluyéndolas en estas notas.

9.1 Trabajar con Zoho Notebook

Para trabajar con Zoho Notebook vamos a http://notebook.zoho.com. La interfaz que muestra es la siguiente:

Zoho Notebook trabaja con libros, por lo tanto lo primero que hacemos es asignar un nombre a nuestro libro. Vamos al desplegable Nuevo libro > Renombrar.

Cada libro consta de una serie de páginas. El paso siguiente será crear una nueva página en blanco y asignar un nombre:

En estas páginas que vamos creando podemos insertar imágenes, audio, vídeo, enlaces, etc que nos interesan mientras navegamos por Internet. Aunque es mucho mas ágil hacerlo desde Zoho Notebook Helper, como extensión de Firefox.

9.2 Instalación de la extensión de Firefox Zoho Notebook Helper

En barra superior de Zoho Notebook tenemos el enlace Extensions. Si entramos en él nos muestra la página de instalación de la extensión para diferentes navegadores: Firefox, Internet Explorer y Chrome.

En esta página se explica tanto el procedimiento de instalación como el uso que podemos hacer mas tarde de la extensión. La última versión disponible es la 1.09b (beta)

Pulsamos en el enlace de la instalación (Zoho Notebook Helper 1.0b9), en la ventana que muestra a continuación pulsamos en Instalar ahora y al finalizar vemos la extensión ya disponible y la indicación de reiniciar Firefox.

Al hacerlo en la barra inferior de Firefox aparece un icono de Zoho Notebook y al clic sobre él muestra el siguiente mensaje:

Pulsamos sobre Click here y entramos en Zoho Notebook. Otra opción es cerrar la pestaña en la que esté abierto Zoho y entonces muestra:

Vemos nuestro libro al que hemos añadido otras páginas (que no hemos renombrado) y en ellas vamos guardando aquellos enlaces que nos interesan durante la navegación.

Hay que indicar que esta extensión todavía está en beta y no funciona todo lo bien que cabría esperar.

9.3 Otras opciones de Zoho Notebook

Entre las mas destacadas está la posibilidad de importar las notas de Google Notebook. Vemos un enlace en la barra superior y si pinchamos en él nos muestra:

Esta pantalla indica los pasos a realizar en función del tipo de usuarios que seamos.

Otra opción interesante es el acceso a comentarios sobre Zoho Notebook que hacen otros usuarios del servicio. Para ello ir a Foros y en Zoho Forums podemos ver los post relacionados con Notebook.

Tambien tenemos acceso al perfil y las características de nuestra cuenta, etc.

10 Zoho Docs  

Hemos dejado para el final esta herramienta para poder disponer de todo tipo de documentos generados a lo largo del artículo.

Si vamos a http://docs.zoho.com/ vemos toda la documentación generada a lo largo del articulo.

Como se puede comprobar es la interfaz típica de Zoho. De momento y a la derecha vemos una barra verde que nos indica el grado de ocupación del espacio reservado para nuestro usuario. Normalmente es 1 GB.

A la izquierda vemos todos nuestros documentos recientes de cualquier tipo, cada uno de ellos con las opciones de compartir, enviar como adjunto en un correo electrónico o descargar. Pero, como muestra la figura siguiente, la descarga siempre supone la exportación a uno de los formatos indicados:

Zoho Docs consta de tres pestañas principales: Inicio, Explorer y Grupos. La mostrada en la figura primera es Inicio. La pestaña Explorer viene a ser como un navegador de archivos con opciones de subir a la nube archivos de nuestro disco/s local/es, crear carpetas para organizar los documentos, subir archivos de Google Docs a nuestro escritorio en Zoho:

Tambien permite compartir documentos, poner etiquetas a documentos, moverlos de una carpeta a otra, renombrarlos, protegerlos y desprotegerlos, etc.

Desde la pestaña de grupos podemos gestionar nuestros grupos, invitando a nuevos usuarios, modificando las propiedades del grupo, asignar un avatar al grupo, abrir el chat con los miembros del grupo, enviarles correos, etc.

Y a la izquierda de la interfaz y fuera de las pestañas anteriores tenemos la opción de ver el árbol de nuestras carpetas, los documentos que hemos compartido y la papelera. Mas abajo tenemos en Mis vistas todas nuestras opciones accesibles.

Zoho Docs es un gestor de documentos en la nube con amplias funcionalidades y con la posibilidad (como en todas las herramientas de la suite) de acceder al resto de servicios desde Aplicaciones Zoho y así acceder a ellos de forma directa.

11 Conclusión

Como hemos podido comprobar Zoho es un  completo servicio en la nube que cubre prácticamente todas nuestras necesidades. Un 'roaming' perfecto que nos acompaña en nuestra tarea diaria y nos permite, con coste cero, trabajar de forma colaborativa. Y como profesores un complemento en el aula para la asignación de tareas tanto individuales como colaborativas, y el control y seguimiento de las mismas. Sencillamente ¡genial!.

Pero, comparando con Google Docs ¿cómo sale Zoho?

Pues la verdad es que queda en muy buena posición y por varios motivos. Por ejemplo su interfaz es igual o mas intuitiva y sencilla que la de Google Docs, prácticamente la misma funcionalidad y además acepta los formatos abiertos, cosa que Google no.

Lo único que hemos echado en falta es el tema de la documentación, ya que toda está en inglés.

Pero por otro lado, y eso es común a Google Docs y a Zoho, en este tipo de herramientas en la nube siempre subyace el problema de la protección de datos. Como profesores podemos utilizarlas para el trabajo colaborativo en el aula, pero no debemos utilizarlas para almacenar datos sensibles de los alumnos ya que no cumplen los niveles de seguridad requeridos desde la LOPD.

NOTAS