Entre las necesidades docentes está la de enviar (o recibir) archivos a (o de) los alumnos. En el aula utilizamos carpetas compartidas o servidores ftp y fuera de ella solemos utilizar el correo electrónico.
Pero el correo tiene limites de tamaño a los archivos adjuntos, por lo que, en general, no podremos adjuntar ficheros mayores de 20 MB.

En este artículo vamos a ver un método sencillo para enviar o recibir archivos de grandes tamaños a través de Google Docs.

 ¿Cómo compartir todo tipo de ficheros con Google Docs?

Con esta aplicación se pueden almacenar (subir o upload) todo tipo de archivos, e incluso convertirlos a un formato que permita modificarlos desde la propia aplicación Google Docs.
Para poder usar la aplicación tenemos que tener una cuenta de Gmail y, con esa misma cuenta, registrarnos en el servicio Google Docs..
En este artículo no vamos a ver cómo hacer documentos con esta herramienta, solamente explicaré como compartirlos para que otras personas puedan verlos y descargarlos.
Veamos los distintos pasos necesarios para esta tarea:

SUBIR EL ARCHIVO

Seleccionamos el archivo o archivos que queremos compartir y si los queremos convertir a formatos que sean editables en Docs

Vemos que disponemos de 1GB de espacio de almacenamiento gratuito (más adelante explico como obtener más).
En el ejemplo vamos a compartir un vídeo, que suelen ser archivos que ocupan mucho espacio y normalmente no se pueden adjuntar por correo electrónico, pero podía ser cualquier tipo de archivo con cualquier tamaño que no exceda el almacenamiento disponible.
Y en esa misma pantalla podemos configurar las opciones para compartir el documento.
Aunque suele ser más sencillo subir los archivos sin permisos de compartir y luego configurarlo.

Una vez subidos, volvemos a Docs.

CONFIGURAR COMPARTIR

Una vez subidos vemos la lista de documentos que tenemos alojados en Docs

y seleccionando el archivo, en el ejemplo es un vídeo en formato flv,

o pulsando en el menú acciones

vuelven a salir las opciones de configuración para compartir

Pulsamos sobre Configuración del uso compartido

y para ver las distintas opciones pulsamos en cambiar. Observamos dos opciones: Visibilidad y Edición

Si pulsamos Acceso a edición permitiremos a otros usuarios modificar el archivo.

Las opciones importantes son las de Visibilidad. Tenemos tres:

- Privado. Solo pueden acceder al documento, el propietario y aquellos usuarios que sean asignados expresamente al archivo. (Nota: para asignar usuarios ver flecha 3)

- Cualquier usuario que reciba el enlace. Permite a cualquier usuario con cuenta en Google Docs, y que entre en su cuenta,  ver el documento.

- Público. Cualquier usuario aunque no tenga cuenta en Docs puede ver el documento

Para que alguien pueda ver el documento en cualquier opción el sistema genera un enlace que podemos compartir por el método que creamos más correcto. (Ver flecha 1)
Para saber más sobre permisos: Permisos en Docs

((Nota: la flecha 2 indica que opción de visibilidad hemos escogido)

ESPACIO ALMACENAMIENTO

En Docs tenemos 1GB de espacio de almacenamiento gratuito, lo cual es suficiente si solo creamos o subimos documentos con texto e imágenes, pero puede ser poco si almacenamos vídeos, como tutoriales (screencast) o grabados con cámara de vídeo. Para añadir espacio de almacenamiento hay que pasar por caja :)

Aunque es bastante barato.

Sólo por 5$ al año tenemos hasta 20GB de almacenamiento en nuestra cuenta.

LÍMITES DE SUBIDA

Debemos tener en cuenta que para subir archivos y convertirlos a formatos editables los límites en los tamaños de los archivos a subir son:

CONCLUSIONES

Para que nuestros alumnos nos envíen ficheros de tamaños no permitidos en el correo electrónico o para enviarlos nosotros a nuestros alumnos sólo tenemos que subirlos a Docs, compartirlos y enviar el enlace que se genera al compartirlos a las personas que queremos que los vean o se los descarguen.