Desde hace algún tiempo, Google ha ido creciendo y desarrollando, no solo su buscador, sino nuevas aplicaciones. Todas estas aplicaciones siguen la filosofia del buscador de google. Son gratuitas y muy sencillas de manejar. Entre estas nuevas aplicaciones de Google encontramos Gmail, Google earth, google maps, Picassa, y las mas recientes "Docs and spreadsheets" y Google Sketchup.

Estas aplicaciones tienen muy buena acogida entre los usuarios de internet y su exito es tal que los responsables de Microsoft reconocen en Google a su mayor competidor y amenaza. Probablemente esa sensación se agudizó cuando los responsables de Microsoft vieron que los chicos de Google ponían en marcha la aplicación sobre la que trata este artículo.....Google Docs and Spreadsheet.

Para sintetizarlo en un parrafo corto que despues desarrollaremos... Google Docs and Spreadsheets es una aplicación que "vive" en internet y permite a sus usuarios disponer de un sencillo editor de textos y hojas de calculo, independientemente de que estén sentados delante de su ordenador, del de su amigo o del de su vecino.

Para usarlo el usuario no debe llevar a cabo ninguna instalación en su equipo, tan solo necesita una conexión a internet, un navegador (Safari para Mac aún no lo soporta) y una cuenta de Google (la de gmail te sirve).

Para acceder a la aplicación accederemos a nuestra cuenta de gmail y en la esquina superior izquierda veremos una serie de enlaces a aplicaciones de google. Entre los enlaces esta el enlace a google docs and spreadsheet.

Accedemos directamente a nuestra "carpeta de documentos" , donde entre otras cosas podemos decidir crear un nuevo documento de texto o una nueva hoja de calculo.

Podemos empezar por crear un documento de texto que nos permitirá comprobar que puede ofrecernos esta aplicacion o­n-line. Lo primero que nos encontramos es la interfaz para editar los textos. No nos pararemos en exceso a explicar como se usan los distintos botones del editor porque los botones son muy intuitivos y muy similares a los que encontramos en los editores que conocemos (word, openoffice, etc...).

Además no es la interfaz del editor lo más destacable de esta aplicación. De hecho la interfaz de esta aplicación es similar a los editores que encontramos en algunos gestores de contenidos como WordPress, Joomla! etc.. La pestaña insert nos da acceso a algunas utilidades tales como insertar imagenes, comentarios, enlaces etc...

Lo autenticamente sorprendente lo encontramos cuando nos planteamos "que hacer" con nuestro documento, que hasta este momento estabamos editando o­n-line.

Al desplegarse el menu vemos que podemos guardar en nuestro ordenador una copia del documento que estamos editando en internet, y podemos hacerlo en distintos formatos, entre ellos rtf, .doc y pdf. Si,PDF, podemos usar Google D&S para generar ficheros pdf.

Ya hemos comprobado que podemos usar la aplicación para generar documentos pdf, o rtf que guardaremos en el ordenador. Sin embargo no se queda ahí la aplicación, son mas interesantes, en mi opinión, las otras posibilidades que ofrece GDS. Con esta aplicación podemos publicar directamente en internet un documento (podemos publicar nuestro curriculo por ejemplo), podemos colaborar varias personas en un mismo documento, y podemos hacerlo con seguridad, conociendo lo que cambiamos cada uno y pudiendo volver sobre versiones anteriores del documento.

Vamos paso a paso, empecemos por compartir un documento. Supongamos que queremos trabajar en "equipo" con otra persona. Y que ambos debemos poder hacer cambios en el documento. GDS es perfecto para esto porque permite al creador de un documento invitar a otras personas a colaborar en su trabajo. Para ello debemos ir a la pestaña "collaborate", accedemos a una pantalla donde se nos pregunta por el email de las personas que queremos invitar. Una vez escrito, estas personas recibiran por correo una invitación (un enlace) al documento y podrán empezar a trabajar con nosotros.

Es en este escenario donde más importancia adquiere el control de cambios del que ya hemos comentado antes porque nos permite saber que cambios han sucedido y quien los ha realizado.

Ya hemos comprobado como guardar los documentos y como colaborar varias personas en un mismo trabajo. Ahora vamos a ver como podemos publicar nuestro documento en la web para que sea accesible por todo el mundo.

Junto a la pestaña de colaborar podemos ver la correspondiente a la publicación. Pulsando sobre ella accedemos a la siguiente pantalla:

Las dos opciones que nos plantea la aplicación son:

-Publicar documento : Esta opción nos asignará una url única que será accesible por cualquier navegante de la red.

-Publicar en blog : Si configuramos los parametros que se nos solicitan podremos publicar directamente en nuestro BLOG. Admite publicación en blogs "alojados" como BLOGGER y publicaciones en webs propios y autonomos a traves de las API's de los mismos.

Hasta ahora nos hemos fijado más en la parte de los documentos de texto. La parte de las hojas de cálculo tiene las mismas funcionalidades básicas. En lo que a la hoja de cálculo se refiere tiene un editor, un apartado para ordenar celdas en base a criterios, un apartado para insertar fórmulas y el ya mencionado de las revisiones.

La única funcionalidad autenticamente diferente es la que se llama "debate". Esta utilidad nos permite chatear con nuestros colaboradores mientras trabajamos en una misma hoja de cálculo.

Despues de haber conocido de manera general cuales son las caracteristicas que nos ofrece esta aplicación, queda ahora en el debe del lector el probarla y sacarle partido. En la opinión del que suscribe, esta aplicación es una de las mejores que se pueden usar en la red. La sencillez de su interfaz no debe hacernos pensar que no es potente. Al contrario, el horizonte de posibilidades que nos ofrece es amplísimo y realmente se presenta como una autentica alternativa a las herramientas ofimaticas que tenemos en nuestros equipos.

Trabajos en grupo, repositorio de documentos o­n-line, creacion de documentos web....Todas estas tareas son ahora infinitamente más comodas y rápidas con esta herramienta.